Excel là bảng tính phổ biến nhất mọi thời đại. Vai trò của nó đối với công việc chắc hẳn ai cũng hiểu rõ.

Một con số thú vị được thống kê cách đây hơn 20 năm vào năm 1996:

Số người dùng Excel trên toàn thế giới đã cán móc 30 triệu.
Trung bình cứ 1 phút có 5 người dùng mới kể từ khi nó được công bố vào tháng 9/1985.

Khoan hãy bàn về phần mềm hữu ích này ứng dụng trong công tác thiết kế coppha nhôm như thế nào. Mình sẽ bật mí trước về các công việc cơ bản khi thiết kế ván khuôn nhôm có liên quan đến Excel.

Bắt đầu triển khai check list, bạn cần lưu lại nhật ký trao đổi với khách hàng.
Từ khi nhận bản vẽ đến khi chốt kết cấu.
Và bắt đầu triển khai thiết kế, có bao nhiêu lần thay đổi, những hạng mục nào được hoàn thành, tiến độ ra sao.
Quan trọng hơn hết, số lượng vật tư nhôm đều phải xuất ra bằng Excel để quản lý và thống kê.
Chưa kể còn phải tổng hợp khối lượng khi làm tận dụng cho khách hàng (dùng lại nhôm từ dự án khác).
Ngoài ra còn phải tính toán khối lượng phụ kiện. Báo cáo thống kê khi hoàn thành dự án,…

Tham khảo:

Nhiêu đó thôi cũng đủ hiểu bạn phải cần một chút kiến thức về Excel rồi phải không?

Trở lại chủ đề chính của chúng ta, mình đã sử dụng Excel như thế nào để tối ưu công việc.

Hàng ngày phải tiếp xúc khá nhiều với bảng tính, đặc biệt phải thao tác với một khối lượng vật tư hàng ngàn thậm chí hàng chục ngàn, những hàm tính toán cơ bản không còn khả dụng.

Như vậy thì thật lãng phí cho chất xám của các lập trình Microsoft rồi.

Nói vui vậy thôi, chứ mục đích chính là có thể tối giản và rút ngắn được tiến độ công việc.

Từ động lực này, mình luôn mày mò những hàm tính nâng cao, kể cả VBA.

Qua thời gian, trình độ cũng được cải thiện đôi chút, không làm được gì to tát nhưng cũng tiến gần đến mục đích đề ra.

Và đây là thành quả của mình.

NVH application

Là ứng dụng do mình design để quản lý tiến độ và tổng hợp công tác thiết kế coppha nhôm. Gọi ứng dụng cho hoành tráng thôi, thực ra chỉ là một bảng tính nhỏ chạy trên nền VBA Excel.

Nó đã giúp mình rút ngắn khá nhiều thời gian, có thể liệt kê ra đây một số tác dụng:

Ứng dụng Excel để tối ưu công việc? 1

Set up, chỉnh sửa thông dự án (ngày nhận, phương án nhôm, người thiết kế, ngày chốt check list, phạm vi cấp, số tầng, diện tích, …).
Quản lý thông tin hoàn thành hạn mục công việc.
Kiểm tra thời gian dead-line của dự án dựa trên thời gian đã setup (ngày nào phải hoàn thành việc gì?).
Input khối lượng (diện tích nhôm) của dự án bằng cách bấm chọn đến list Excel thống kê.
Tổng hợp khối lượng hàng tháng của các thành viên trong nhóm.
Output biểu đồ so sánh, đánh giá dựa trên khối lượng của từng thành viên.
Quản lý, set up thông tin cá nhân các thành viên : Địa chỉ, số điện thoại, năm sinh, ngày vào công ty,…
Export báo cáo tiến độ và thông tin dự án cho cấp trên.
Một số tiện ích nho nhỏ khác,…

Ứng dụng Excel để tối ưu công việc? 2