Bạn biết đó, khi nhắc đến bảng tính hay so sánh dữ liệu chúng ta không thể bỏ qua Excel, hầu như việc bóc tách khối lượng cốp pha nhôm sử dụng lại mình đều dùng phần mềm này.
Như bài viết trước mình có giới thiệu về trình tự khi làm tận dụng cốp pha nhôm, hôm nay mình xin chia sẻ công tác đầu tiên: Sử dụng Excel để phân tích cũng như tổng hợp dữ liệu đầu vào.
Nếu bạn chưa đọc qua, mình xin nhắc lại để bạn tiện theo dõi.
Thế nào là tận dụng?
Tận dụng cốp pha nhôm là công tác tính toán, bóc tách khối lượng ván khuôn nhôm tái sử dụng từ dự án trước đó cho dự án đang triển khai.
Cụ thể, chúng ta sẽ so sánh số lượng tấm cũ (tồn kho) mà nhà thầu cung cấp với danh sách thiết kế của dự án mới, từ đó tìm ra sự trùng khớp giữa chúng và loại trừ ra khỏi lượng cấp mới phải đặt hàng cốp pha nhôm.
Nói cho dễ hiểu là bạn cần tìm xem trong khối lượng nhôm cần dùng cho dự án, nhà thầu họ đã có sẵn bao nhiêu rồi.
Khi nhận được danh sách tồn kho từ đơn vị đặt hàng, việc đầu tiên là bạn cần kiểm tra cấu trúc bảng tính, phải đảm bảo đồng bộ với file mà bạn cần đối chiếu.
Thật may mắn nếu họ cung cấp cho bạn một list có dữ liệu giống hệt bạn cần và bạn sẽ không cần phải làm theo các hướng dẫn bên dưới, trong trường hợp ngược lại thì sao? Mình sẽ giúp bạn.
Hình dưới, bạn có thể xem và so sánh 2 cột: Cột bên trái là của khách hàng, bên phải là định dạng chúng ta cần để thực hiện đối chiếu. Để chuyển đổi về định dạng trên, có nhiều cách khác nhau, mình sẽ hướng dẫn bạn cách mình thường sử dụng.
Nội dung chính:
Kiểm tra và gộp số liệu bị trùng bằng thuộc tính Consolidate
Khá nhiều trường hợp danh sách như bạn thấy trên, nhà thầu họ tổng hợp từ packing list dự án trước, hoặc kho thống kê lại kích thước cao rộng (nếu không có tên loại chính xác, bạn phải yêu cầu họ cung cấp). Có rất nhiều số liệu bị lặp lại.
Hãy dùng thuộc tính Consolidate của Excel để sum hết số lượng của các loại trùng tên.
Thao tác : Đặt trỏ chuột tại ô trả về bảng kết quả sau khi thực hiện lệnh / Excel / Data / Consolidate
Tại hộp thoại Consolidate:
- Functions: Sum
- Reference : Chọn vùng dữ liệu cần sum dữ liệu trùng (thường là cột chứa tên bị trùng và cột số lượng)
- Use labels in : Chọn Left column (chọn cột cần tính tổng)
- OK để thoát hộp thoại.
Như vậy bạn đã có một table dữ liệu mới, trong đó các cấu kiện bị trùng kích thước sẽ được gộp lại.
Kết hợp hàm VLOOKUP và SUBSTITUTE để định dạng dữ liệu nguồn
Để thực hiện bước này, bạn cần chuẩn bị một data liệt kê chính xác tên loại cốp pha nhôm và ký hiệu tiền tố của nó.
Ví dụ tấm AL-Wall rộng 400 cao 2400 : WS400x2400, bảng tính bạn đang có chỉ là 400*2400, mà mục đích mình chuyển về WS400x2400.
Hàm Vlookup giúp đối chiếu dữ liệu ở sheet “Initial” để trích xuất tiền tố, ở đây là WS
Hàm Substitute chuyển ký tự “*” thành “x”
Với những hàm cơ bản như trên hi vọng sẽ giúp bạn có thể đồng bộ được dữ liệu nguồn khi làm tận dụng cốp pha nhôm. Hãy chia sẻ những thủ thuật hay hơn mà bạn thường áp dụng nhé.
