Sức mạnh của Flash Fill trong Excel khi làm tận dụng coppha nhôm

Bạn đang trăn trở với bảng dữ liệu gửi từ khách hàng ? Bạn đang tìm cách để đồng bộ số liệu trước khi tận dụng ? Bài viết này mình dành riêng cho bạn.

Đọc xong bạn sẽ biết được một số công dụng tuyệt vời của tính năng flash fill trong excel như :

  • Tách một phần chuỗi ký tự ra khỏi chuỗi dài hơn
  • Gập các ký tự từ các cột khác nhau
  • Và bạn áp dụng nó như thế nào khi làm tận dụng coppha nhôm

Lưu ý :

  • Tính năng flash fill được tích hợp trong phiên bản Excel 2013 trở lên
  • Nếu Excel của bạn Flash fill không tự động, bạn cài đặt như sau : File\Options\Advanced kích hoạt “Enable AutoComplete for cell values” và “Automatically Flash Fill

Cách đây không lâu mình có nhận được file dữ liệu tồn kho từ khách hàng để làm reusing cho một dự án Việt Nam. Nhiệm vụ của mình là phân tích và đồng bộ số liệu này trước khi tính toán thiết kế tận dụng. Hình dưới là ảnh chụp lại một phần của bảng số liệu.

Định dạng mà mình đang gặp rắc rối nằm ở cột “Loại“, bạn thấy đó “Wall panel 600×700 (Reused)” là kiểu dữ liệu khác xa với thứ chúng ta đang cần “WS600x700“.

Dùng Flash fill để tách ký tự cần thiết

Trong chuỗi ký tự  “Wall panel 600×700 (Reused)“, mình sẽ cần dùng tới 2 chuỗi : Wall panel600×700. Mục đích Wall panel để đối chiếu về WS.

Để tách Wall panel (hoặc toàn bộ dữ liệu ở cột “loạ”i) từ chuỗi nằm ở cột D và cho kết quả ở cột G. Tại ô G4 (tương ứng với D4 cần tách) mình ngõ lại Wall panel, sau đó enter, Crtl + E để sử dụng tính năng Flash fill. Các ô G5,6,.. lần lượt cho về kết quả.

Bạn cũng có thể dùng Flash fill bằng 2 cách khác :

  • Vào Data \ Flash fill hoặc
  • Kéo copy lệnh, vào click vào “Auto fill options” (góc phải dưới cùng mỗi khi kéo copy hàm) để chọn Flash fill

Để tách “600×700” mình cũng làm tương tự để cho ra kết quả ở cột H.

Công đoạn tiếp theo là đối chiếu tên cấu kiện “Wall panel” trả về WS và gộp nó vào “600×700” để cho kết quả chúng ta cần WS600x700. Mình cũng đã hướng dẫn chi tiết ở bài viết này bạn có thể tham khảo.

Tới đây cơ bản chúng ta đã có được bảng dữ liệu rõ ràng hơn, tuy nhiên có một số ký tự Flash fill không thể cho ra kết quả chính xác ở lần đầu tiên. Do có một số chuỗi có định dạng khác so với các chuỗi còn lại. Mình ví dụ “Wall panel 600×700 (Reused)” và “Al IC inconer (100+100)x2400 (Reused)” sẽ cho ra kết quả khác nhau.

Bởi Flash fill sẽ căn cứ vào một số điểm chung giữa dữ liệu mà bạn nhập thủ công so với chuỗi muốn tách, chẳng hạn lấy bao nhiêu ký tự từ khoảng trống, hoặc sau ký tự “x” chẳng hạn.

Để khắc phục hạn chế này, mình đã dùng thêm tính năng Filter hoặc Sort, để dồn và hiển thị các chuỗi giống nhau lại, sau đó dùng Flash fill ở cột khác, khi có kết quả như mong muốn sẽ thay thế kết quả sai.

Một số tác dụng khác của Flash fill

Không chỉ dừng lại ở tính năng như mình đã nói trên, Flash fill còn khá hữu dụng khi chúng ta muốn tính diện tích mỗi cấu kiện. Giả sử mình muốn tính diện tích tấm WS600x700. Chỉ cần tách rời 600 và 700 ở hai cột khác nhau, vậy là có kết quả rồi.

Một số công dụng “tách” bạn có thể tham khảo :Tách họ ra khỏi họ tên đầy đủ, tách số điện thoại, tách năm sinh,…

Còn muốn gộp thì sao ? Hữu ích không kém bạn ạ.

Còn cả thêm ký tự, định dạng chuỗi nữa…Ví dụ thêm dấu cách vào số điện thoại 0989774749 thành 0989 774 749, hoặc (+84)989 774 749,…

Tóm lại

Flash fill là tính năng tự động điền rất tuyệt vời của Excel, chúng ta có thể giảm thiểu khá nhiều thời gian nhờ thao tác này. Và là một trong những thủ thuật mà mình thường xuyên dùng tới khi làm tận dụng coppha nhôm bằng Exel.

Còn bạn, bạn đang có sử dụng Flash fill không ? Bạn dùng vào mục đích gì ? Hay bạn có phương pháp nào khác ? Hãy chia sẻ với mình nhé.

Nếu bạn thích bài viết này, hãy đăng ký tại form bên dưới để thường xuyên cập nhật những bài viết hay nhất, mới nhất qua email nhé. Cảm ơn rất nhiều !

Sức mạnh của Flash Fill trong Excel khi làm tận dụng coppha nhôm
5 (5) votes

Nguyễn Việt Hưng

Thích IT, học xây dựng, và làm cơ khí ...Những bài viết trên coffanhom.com đều mang tính chất chia sẻ. Mong nhận sự ủng hộ và góp ý

Ý kiến của bạn